เราพร้อมที่จะสละสิ่งเก่าๆเพื่อรูปแบบการทำงานที่ดีขึ้นหรือไม่

คลื่นแห่งการเปลี่ยนแปลงที่ก่อนตัวมานานหลายทศวรรษ รุนแรงหนักหน่วงกว่าครั้งใดในประวัติศาสตร์ที่ผ่านมา รวดเร็วและหลากหลายจนไม่ใช่เรื่องง่ายเลยที่จะคาดการณ์ว่าอนาคตที่จะเกิดขึ้นจะนำพาพวกเราไปทิศทางใด เมื่อไม่สามารถคาดการณ์อนาคตได้อย่างแน่ชัด บางทีทางเลือกที่ดีที่สุดอาจจะเป็นการเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่กำลังจะเกิดขึ้น ระลอกแล้ว ระลอกเล่า แรงสาดซัดโหมที่อาจจะคว่ำเรือใหญ่ให้จมลงอย่างไม่รู้ตัวด้วยความรวดเร็ว

Martin Danoesastro ดำรงตำแหน่งกรรมการผู้จัดการ The Boston Consulting Group บริการให้คำปรึกษากับบริษัทต่างๆเพื่อปรับเปลี่ยนพัฒนาองค์กรเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับกระแสการเปลี่ยนแปลง, ในช่วงปลายปี 2018 เขาได้รับเชิญให้ขึ้นพูดบนเวที TED ในหัวเรื่อง : What are you willing to give up to change the way we work. J-design เห็นว่าสิ่งที่ Martin พูดนั้นเป็นประเด็นพื้นฐานสำคัญที่เป็นปัจจัยสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่อยากจะเอามาถ่ายทอดลงในบทความนี้

ศึกษารูปแบบการทำงานจากการบินของฝูงนก

ก่อนเข้าสู่ประเด็น Martin ยกเรื่องการบินของฝูงนกเป็นพันๆตัว ที่บินพร้อมกันเป็นกลุ่มก้อนโดยที่การบินนั้นดูเหมือนจะไร้แบบแผนเป็นการบินอย่างอิสระ แต่สิ่งที่ชวนสงสัยคือ เหตุใดทั้งๆที่การแปรขบวนเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว แต่ฝูงนกเหล่านั้นยังสามารถบินร่วมกันได้อย่างพร้อมเพรียงกันอย่างไร้ที่ติ หากทั้งฝูงบินตามผู้นำเพียงตัวเดียวเป็นไปไม่ได้ที่จะสามารถแปลงขบวนได้รวดเร็วแบบนี้ สาเหตุที่เป็นเช่นนั้นเกิดขึ้นจากการที่นกเหล่านั้นมีกฏข้อหนึ่งคือ นกทุกตัวมีอิสระที่จะตัดสินใจในการเลือกรูปแบบการบินด้วยตัวเอง แต่รูปแบบนั้นต้องสอดคล้องไปกับทิศทางของฝูงอย่างพร้อมเพรียง เมื่อรู้ทิศทางของฝูงและยินยอมที่จะไม่ออกนอกแถว ทำให้นกทุกตัวสามารถเลือกรูปแบบการบินได้อย่างอิสระ เมื่อตัดสินใจได้อย่างอิสระ ก็ทำให้มันรวดเร็วและคล่องตัว แล้วเรื่องฝูงนกมีประโยชน์อย่างไรกับพวกเรา?

เพราะโลกจะหมุนเร็วขึ้นและซับซ้อนมากขึ้น

เราจึงต้องเปลี่ยนแปลง หลายทศวรรษที่ผ่านมา พวกเราหลายคนได้สร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆที่โลกไม่เคยมีมาก่อน สิ่งเหล่านี้ได้ค่อยๆเปลี่ยนแปลงวิถีชีวิต พฤติกรรม และความคิดของผู้คนในช่วงเวลาที่ผ่านมาทีละนิดทีละน้อย Martin เชื่อว่าการปรับเปลี่ยนองค์กรให้ รวดเร็ว คล่องแคล่ว ดั่งฝูงนก เป็นปัจจัยที่จะให้องค์กรนั้นมีความสามารถรับมือกับความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นจาก ความรวดเร็วและซับซ้อนของยุคสมัย การกำหนดทิศทางขององค์กรเพื่อให้ทุกคนมีจุดมุ่งหมายเดียวกัน เปลี่ยนผังองค์กรจากแนวดิ่งให้เป็นแนวราบ กระจายอำนายออกมาจากเกิดที่อำนาจการตัดสินใจกระจุกอยู่กับพนักงานระดับสูง และให้อำนาจในการตัดสินใจกับทุกๆคนในองค์กร นั้นคือแนวทางที่จะทำให้องค์กรมีความคล่องตัวและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น แต่คำถามที่สำคัญคือ : หากเราต้องการไปให้ถึงจุดนั้น เราจะยินยอมที่จะสละทิ้งอะไรบางอย่างไปหรือไม่?

เมื่อโลกเก่าเจอกับโลกใหม่

ขณะที่ Martin ทำงานอยู่ในบริษัทเก่าซึ่งเป็นธนาคารแบบดั่งเดิม ในเวลานั้นวัฒนธรรมขององค์กรยังคงเป็นแบบดั่งเดิม เชื่องช้าและน่าเบื่อ ซ้ำซากและจำเจ เป็นช่วงที่บริษัทต้องการปรับตัวเพื่ออนาคต จึงส่งทีมงานจำนวนหนึ่งไปหาแนวทางและแรงบันดาลใจจากบริษัทที่ดูเหมือนว่าจะมีนวัตกรรมกว่า อาทิเช่น Google, Spotify, Netflix, Zappos.
Martin ค้นพบว่าหลักการพื้นฐานที่เกี่ยวข้องกับรูปแบบโครงสร้างขององค์กรของบริษัทที่เขาไปเยี่ยมชมนั้น แตกต่างจากสิ่งที่เขารู้จักอย่างสิ้นเชิง เป็นโครงสร้างที่ให้ความสำคัญกับผลงาน ไม่คำนึงถึงโครงสร้างหรือระเบียบแบบแผนที่คร่ำครึ ที่จะถ่วงความรวดเร็วและการสร้างสรรค์ผลงาน

แม้ว่า Martin จะสามารถทำความเข้าใจกับรูปแบบใหม่ในการบริหารองค์กรที่เขาได้เจอ และพยายามจะประยุกต์แนวคิดนี้มาปรับใช้กับองค์กรที่ล้าสมัยของเขา แต่คำถามที่สำคัญที่ต้องตอบให้ได้ ก่อนการเปลี่ยนแปลงคือ

เพื่อการเปลี่ยนแปลงแล้ว คุณยอมที่จะสละบางอย่างทิ้งไปหรือไม่?
เพราะการเปลี่ยนแปลงไม่ได้หมายถึงแค่การเปิดรับสิ่งใหม่ๆเข้ามาเท่านั้น
แต่ยังหมายถึงความจำเป็นที่จะต้องละทิ้งสิ่งเก่าๆไปด้วยเช่นเดียวกัน

การเปลี่ยนแปลง

การเปลี่ยนแปลงไม่เคยง่ายดาย ไม่ว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นจะเกี่ยวข้องกับอะไรก็ตามแต่, ใน5ปีที่ผ่านมา Martin ได้ยินข้ออ้างของหลายบริษัทที่ไม่คิดว่าการเปลี่ยนแปลงจะเป็นไปได้สำหรับบริษัทของพวกเขา ไม่ว่าจะเป็น “สินค้าของเรามันซับซ้อนเกินไป” “การเปลี่ยนแปลงในธุรกิจเราไม่สามารถเกิดขึ้นได้หรอก” แต่หลังจากผ่านไปไม่ถึงหนึ่งปี Martin ก็ทำให้บริษัทเหล่านั้นรู้ว่า การเปลี่ยนแปลงนั้นเป็นไปได้

โครงสร้างที่จากเดิม ผังอรค์กรแบ่งออกเป็นแผนกต่างๆ ฝ่ายผลิตอยู่กับฝ่ายผลิต วิศวะก็อยู่กับวิศวะ บัญชีก็อยู่กับบัญชี และทำงานระหว่างแผนกโดยมีการส่งต่องานผ่านทางอีเมล เป็นขั้นตอนที่ยุ่งยางและเชื่องช้า เกิดความผิดพลาดในการสื่อสารได้ง่าย

เปลี่ยนใหม่เป็นทีมเล็กๆหลายๆทีมที่ประกอบด้วยผู้คนจากทุกๆฝ่าย ซึ่งจะทำให้สามารถลดขั้นตอนการทำงานที่ไม่มีความจำเป็นได้ ทุกๆคนสามารถเชื่อมโยงกันได้อย่างใกล้ชิด เมื่อฝ่ายผลิตมีไอเดียใหม่ เขาสามารถเดินเข้าไปคุยกับวิศวะเพื่อพัฒนาเป็นสินค้าต้นแบบเพื่อทดลองตลาดได้อย่างรวดเร็ว

การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ ต้องเปลี่ยนแปลงไปถึงที่โครงสร้าง กระบวนการทำงาน ขั้นตอนการทำงาน แต่ท้ายที่สุดจะพบว่าสิ่งที่ยากที่สุดในการเปลี่ยนแปลงไม่ใช่สามสิ่งที่กล่าวมาเบื่องต้น แต่เป็น “พฤติกรรม” ต่างหากเป็นสิ่งที่เปลี่ยนแปลงยากที่สุด

พฤติกรรมที่ทุกคนกลายเป็นผู้นำ ที่เปิดเผย โปร่งใส ที่สำคัญคือรู้ว่าทิศทางขององค์กรมุ่งหน้าไปทางไหน

หากต้องการทำให้องค์กรเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็ว สร้างสรรค์ คล่องตัว พนักงานจำเป็นต้องได้รับอำนาจอิสระในการตัดสินใจสิ่งต่างๆ นั้นหมายความว่าจะไม่มีคนที่คอยสั่งว่าใครจะต้องทำอะไร ทำอย่างไร ทำที่ไหร จะไม่มีการบริหารงานแบบเดิมๆ

พนักงานทุกคนจะกลายเป็นผู้นำที่ริเริ่มทำสิ่งต่างๆด้วยตัวเอง ตำแหน่งไม่สำคัญอีกต่อไป พนักงานทุกๆคนก็ต้องขับเคลื่อนองค์กรเพื่อเริ่มต้นสิ่งต่างๆด้วยตัวเอง

แต่ในความเป็นจริงแล้วเราก็ไม่สามารถยอมให้พนักงานได้รับอิสระในการตัดสินใจทำให้ทิศทางขององค์กรไปกันคนละทิศละทาง มันคือต้นตอของความวุ่นวาย หากจะเป็นองค์กรที่รวดเร็วและเป็นระเบียบแบบแผน เราต้องมีทิศทางขององค์กรที่ชัดเจน และ อำนาจอิสระในการตัดสินใจ สองสิ่งนี้ต้องมาพร้อมๆกัน

การกำหนดทิศทางขององค์กร จำเป็นต้องอาศัยการสื่อสารอย่างเปิดเผย และโปร่งใส แต่บางครั้ง “ข้อมูลคืออำนาจ”สำหรับบางคนการที่ต้องเปิดเผยข้อมูลบางอย่างหมายถึงการลดอำนาจของตัวเองไป

แต่เพื่อการเปลี่ยนแปลง พนักงานทุกคนก็ต้องสื่อสารกันอย่างเปิดเผย และโปร่งใส หมายความว่า ทีมทีมจะเปิดเผยความคืบหน้า ปัญหา อุปสรรค และแนวทางการแก้ไข ให้ทุกคนในทีมรู้อย่างเปิดเผย ไม่ซ่อนปัญหาที่จะทำให้ตัวเองดูไม่ดีในสายตาของเพื่อนร่วมงาน

สมาชิกทุกคนในทีม จะเปิดเผยทุกๆอย่างของตัวเอง ว่าวันนี้ได้ทำอะไรไปแล้วบ้าง ได้สร้างสรรค์สิ่งใด มีแผนการที่แน่ชัด เพื่อให้ทุกคนในทีมรับรู้อย่างทั่วถึง

การเปิดเผยอย่างโปร่งใสอาจเป็นเรื่องยากสำหรับหลายคน เพราะทันทีที่เขาเปิดเผย เขาจะไม่มีอะไรให้ปิดบังอีกต่อไป

การหาทิศทางร่วมกันขององค์กรไม่ใช่เรื่องง่าย การให้อิสระในการตัดสินใจกับพนักงานทุกคนก็ไม่ง่ายเช่นเดียวกัน

แต่เมื่อสามารถทำให้ทุกๆข้อมูลเปิดเผยออกมาอย่างโปร่งใส ทำให้เกิดการสื่อสารกันอย่างรวดเร็ว จนดูคล้ายกับว่าองค์กรนั้นเป็นร่างกายที่ประกอบกันด้วยอวัยวะต่างๆที่สื่อสารประสานงานกันอย่างลงตัว เมื่อร่างกายรับรู้ได้ถึงความเจ็บที่ส่วนใดส่วนหนึ่งก็จะทำการแก้ไขหรือป้องกันอวัยวะนั้นจากความเจ็บปวด สามารถแก้ปัญหาได้อย่างรวดเร็ว ก่อนที่จะอวัยวะนั้นจะเสียหายอย่างรุนแรง

แนวทางนี้อาจจะไม่เหมาะสมกับทุกคน คนที่เก่งแล้วมีความสามารถบางคนก็ต้องยอมเดินออกจากบริษัทไป แต่สิ่งที่เราจะได้คือวัฒนธรรมใหม่ ที่มีระบบชั้นน้อยลง โครงสร้างที่เบา เคลื่อนไหวเพื่อรับกับการเปลี่ยนแปลงอย่างทันท่วงที

ถึงแม้ว่ากว่าจะได้สิ่งเหล่านี้มา จะต้องแลกด้วยหลายๆสิ่ง แต่มันก็คุ้มค่า

องค์กรที่สามารถเปลี่ยนแปลงตัวเองได้แล้ว ก็ยังไม่สามารถเรียกตัวเองว่าเป็นผู้ชนะ แต่สามารถบอกได้อย่างเต็มปากว่าองค์กรนั้นเตรียมพร้อมอย่างดีแล้วสำหรับคลื่นยักษ์แห่งการเปลี่ยนแปลงที่กำลังจะมาถึง พร้อมที่จะโต้ไปเหนือคลื่น ด้วยความรวดเร็วที่สร้างสรรค์ของพวกเขา