ขั้นตอนปกติในการทำออฟฟิศ
สำหรับใครเคยได้มีประสบการณ์ทำออฟฟิศมาแล้วก็คงจะรู้ว่าการทำออฟฟิศนั้นมีหลายรูปแบบ ไม่มีกฏเกณฑ์ตายตัว ขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย
ในบทความนี้เราจะพูดถึงขั้นตอนโดยปกติ 9 ขั้นตอนที่เจอกันในการทำออฟฟิศโดยทั่วไป
การหาสถานที่อันเหมาะสม
ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่เจ้าของจะค้นหาสถานที่เช่าที่เหมาะสม กับทั้งเรื่องงบประมาณ, สถานที่ตั้งของอาคาร ,ขนาดพื้นที่ สิ่งอำนวยความสะดวกที่ต้องการ ฯลฯ
การตกลงทำสัญญาเช่ากับอาคาร
หลังจากที่เจ้าของโครงการได้สถานที่ที่ต้องการทำออฟฟิศแล้ว ขั้นตอนนี้จะเป็นการการเจรจากับเจ้าของอาคาร เพื่อตกลงข้อสัญญาระหว่างเจ้าของโครงการและฝ่ายอาคาร ทั้งเรื่องราคา ระยะเวลาในการเช่า บางครั้งก็จะมีการตกลงระเบียบหรือรายละเอียดสำหรับพื้นที่ที่สามารถใช้งานได้ ซึ่งแตกตากกันไปตามพื้นที่และอาคาร
การสรรหาและว่าจ้างผู้ที่จะมาบริหารจัดการโครงการให้เจ้าของโครงการ
เมื่อเสร็จสิ้นการทำสัญญากับอาคารแล้ว เจ้าของโครงการที่ไม่มีผู้ที่เป็น project manager ภายในบริษัท ก็จะต้องทำการว่าจ้างผู้ที่จะเข้ามาดูแลการบริหารจัดการโครงการ ตั้งแต่ต้นจนจบ
หน้าที่ของผู้บริหารจัดการโครงการคือ ทำให้โครงการเสร็จตามกำหนด ป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้น ป้องกันไม่ให้งบประมาณบานปลายระหว่างก่อสร้าง และควบคุมคุณภาพของการทำงานให้ออกมาตามที่วางแผนไว้
คนที่ทำหน้าที่บริหารจัดการโครงการ ถือเป็นบุคคลสำคัญสำหรับการทำโครงการที่จะคอยประสานงานกับทุกๆฝ่ายเพื่อระหว่างการทำงานเพื่อให้งานดำเนินไปได้อย่างราบลื่น
เมื่อได้ผู้บริหารโครงการมาแล้ว หลังจากที่ได้วางแผนโครงการแล้ว ขั้นต่อไปก็เป็นการหาผู้ที่จะมาออกแบบ
ผู้ออกแบบ (Interior designer) ออกแบบให้พื้นที่มีประสิทธิภาพ ตรงตามความต้องการ และสวยงาม
ขั้นตอนนี้เริ่มตั้งแต่การหาผู้ที่จะมาออกแบบ interior office เพื่อให้ได้ตรงตามความต้องการกับการใช้สอยและ ได้สำนักงานที่สามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพและคุ้มค่ากับการลงทุน
โดตปกติแล้วจะมีการคัดเลือกผู้ออกแบบประมาณ 3 เจ้าเพื่อสรรหาผู้ที่จะมาทำงานในโครงการ
ผู้ออกแบบยังมีหน้าที่ในการเขียนแบบเพื่อให้ ผู้รับเหมานำไปก่อสร้างได้ตามแบบที่ออกแบบไว้อีกด้วย
ผู้รับเหมาที่จะมาทำให้พื้นที่จากการออกแบบเกิดขึ้นเป็นออฟฟิศจริงๆ
เมื่อผู้ออกแบบทำแบบได้ถึงขั้นหนึ่ง ก็จะได้เป็นแบบที่จะให้ผู้รับเหมาเข้ามาประกวดราคา เพื่อให้เจ้าของโครงการ และผู้บริหารจัดการโครงการได้คัดเลือกผู้ที่จะมาเป็นผู้รับเหมาของโครงการ
โดยปกติแล้ว ผู้รับเหมาสำหรับงานออกแบบออฟฟิศจะมีสิงทีมหลัก คือผู้รับเหมางานภายใน (ส่วนงานทั่วไป เช่น พื้น ผนัง งานบิ้วท์อิน) และผู้รับเหมางานระบบ (รับผิดชอบงาน ไฟฟ้า งานสายต่างๆ รวมไปถึงระบบปรับอากาศ ฯลฯ)
การสรรหาผู้ที่จะมาควบคุมงานก่อสร้างให้เป็นไปตามแบบ
ผู้ควบคุมงานก่อสร้างเป็นผู้ที่จะมาช่วย ผู้บริหารจัดการโครงการ เพื่อทำให้หน้างานก่อสร้างมีรายละเอียดงานต่างๆเป็นไปตามสิ่งที่วางแผนเอาไว้ รวมถึงดูแลความเรียบร้อยและความปลอดภัย กำหนดมอบหมาย ตรวจสอบการทำงานของผู้รับเหมาทีมต่างๆในพื้นที่ เพื่อให้งานลุล่วงไปตามแผนงานของผู้บริหารจัดการโครงการ
ขั้นตอนสุดท้ายก่อนที่จะเริ่มงาน
เมื่อทุกๆอย่างพร้อมแล้ว ผู้บริการโครงการก็ประสานงานกับทุกๆฝ่ายเพื่อดำเนินการทำเอกสารอนุญาติเข้าทำงาน รวมไปถึงการฝึกอบรมทีมผู้รับเหมาเพื่อความปลอดภัยในการทำงานด้วย
ถึงเวลาร่วมแรงร่วมใจกันแล้ว
ในขั้นตอนนี้ผู้บริหารจัดการโครงการจะเป็นผู้ประสานงานหลัก เพื่อให้ทีมต่างๆที่เกี่ยวข้องในการทำงาน ทำงานไปได้อย่างรายลื่น และสำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้ โดยหวังให้เกิดความผิดพลาดหรือล่าช้าให้มากที่สุด
โดยระหว่างการก่อสร้าง ปกติแล้วผู้บริหารจัดการโครงการจะจัดประชุมหน้างานเพื่อรายงายผลให้ทุกๆฝ่ายที่เกี่ยวข้องทราบถึงสถานะการทำงาน โดยเฉพาะเจ้าของโครงการเพื่อให้ทราบถึงสิ่งต่างๆที่เกิดขึ้นในการทำงานเป็นอย่างดี
แล้วก็ถึงเวลาเข้าทำงานที่ออฟฟิศใหม่
และเมื่อทุกอย่างเสร็จสิ้นลง อาจจะมีการตรวจสอบรับงานจากผู้รับเหมา แต่ถ้าหากระหว่างทางมรการควบคุมงาน ตรวจสอบงานอย่างสม่ำเสมอ ก็มักจะได้รับผลลัพธ์ที่น่าพอใจในขั้นสุดท้าย เพื่อเก็บงานที่เหลือเสร็จ เจ้าของโครงการก็สามารถพาพนักงานย้ายเข้ามาทำงานที่สำนักงานใหม่ได้เลย
และโดยปกติแล้วบริษัทที่จะทำโครงการออฟฟิศใหม่ มักจะใช้บริการบริษัท CBRE , JLL , KNIGHT FRANK เพื่ออำนวยความสะดวกต่างๆ ในสิ่งที่บริษัทเหล่านั้นชำนาญเพื่อความสะดวกสบายในโครงการทำออฟฟิศใหม่